Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

mailmeisters is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Je kunt ons zo bereiken:

• mailmeisters, Westerlaan 71, 8011CA Zwolle
• KvK-nummer 83698930
• hallo@mailmeisters.nl
• +31 (0)85 060 3062

We hebben geen functionaris voor de gegevensbescherming. Vragen over privacy komen bij het e-mailadres hierboven terecht en worden daar ook beantwoord.

2. Welke gegevens we verwerken, en waarom

We verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons geeft of die nodig zijn om deze website te laten werken. Per situatie:

Het contactformulier

We verwerken je naam, je e-mailadres, je bedrijfsnaam als je die invult en de vraag die je stelt. Doel: je aanvraag beantwoorden. Grondslag: het uitvoeren van een overeenkomst, of — als er nog geen overeenkomst is — ons gerechtvaardigd belang om te reageren op iemand die contact met ons opneemt. Je aanvraag komt binnen in Klaviyo, het platform waarin we ons klantcontact bijhouden. Je wordt daarmee niet ingeschreven voor de nieuwsbrief — daar is een aparte aanmelding en jouw toestemming voor nodig.

De nieuwsbrief

We verwerken je e-mailadres, en of je een nieuwsbrief opent en erin klikt. Doel: de nieuwsbrief versturen en beter afstemmen op wat gelezen wordt. Grondslag: jouw toestemming. Onderaan iedere nieuwsbrief staat een afmeldlink; daarmee trek je die toestemming in.

E-mail en telefoon

Neem je buiten het formulier om contact op, dan verwerken we wat je zelf deelt. Doel: het gesprek voeren en ons klantcontact bijhouden. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Websitestatistieken

We meten hoeveel pagina's worden bekeken en hoe snel ze laden. Die meting werkt zonder cookies en zonder een profiel per bezoeker: we zien aantallen, geen personen. Doel: de website begrijpen en sneller maken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Advertenties en remarketing

Geef je daar toestemming voor, dan meten we via Google Ads welke advertentie tot een aanvraag heeft geleid, en kunnen we je op andere websites een advertentie van ons laten zien. Daarvoor plaatsen we cookies en delen we een gebeurtenis met Google — zie hoofdstuk 6 voor welke cookies dat zijn. Doel: weten welke advertenties werken en onze advertenties tonen aan mensen die onze website al hebben bezocht. Grondslag: toestemming. Geef je die niet, dan plaatsen we geen advertentiecookies en sturen we geen advertentie-ID mee; Google ontvangt dan nog wel een signaal dat de pagina is bezocht, maar zonder cookie en zonder gegevens waarmee je herkend kunt worden. Je kunt je toestemming op elk moment weer intrekken.

Werk dat we voor klanten doen

Voeren we e-mailmarketing uit voor een klant, dan verwerken we persoonsgegevens uit de systemen van die klant. Daarbij zijn wij verwerker en niet verwerkingsverantwoordelijke: wat we met die gegevens mogen doen staat in de verwerkersovereenkomst met die klant, en niet in deze verklaring. Ben je klant van een van onze klanten, dan is die klant je aanspreekpunt.

3. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen:

• Een aanvraag die niet tot een opdracht leidt: 12 maanden na het laatste contact.
• Gegevens die bij een opdracht horen: zolang de opdracht loopt, en daarna 7 jaar voor het deel dat in onze administratie thuishoort — dat is de fiscale bewaarplicht.
• Een nieuwsbriefinschrijving: tot je je afmeldt. Daarna houden we alleen de afmelding zelf bij, zodat we je niet opnieuw aanschrijven.
• Websitestatistieken: geaggregeerd en niet herleidbaar tot een persoon, dus hier is geen bewaartermijn per bezoeker aan de orde.
• Advertentiecookies: die verlopen vanzelf. De langstlopende die wij plaatsen staat 90 dagen op je apparaat; trek je je toestemming eerder in, dan stoppen we eerder.

4. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en we ruilen ze niet. We werken wel met dienstverleners die namens ons gegevens verwerken; met ieder van hen hebben we een verwerkersovereenkomst. Dat zijn:

• Klaviyo — het e-mailmarketingplatform waarmee we de nieuwsbrief versturen, en waarin de aanvragen uit het contactformulier binnenkomen.
• Vercel — het platform waarop deze website draait, en waar de cookieloze websitestatistieken vandaan komen.
• Google Workspace — onze e-mail en documentopslag.
• Cookiebot (Usercentrics) — de cookiebanner waarmee we je keuze vragen en vastleggen.
• Google Tag Manager en Google Ads — waarmee we advertenties meten en remarketing doen. Dit gebeurt alleen als je daar in de cookiebanner toestemming voor geeft.

Verder geven we gegevens alleen aan derden als de wet ons daartoe verplicht. Krijgen we zo'n verzoek van een bevoegde instantie, dan beoordelen we eerst of het verzoek gemotiveerd is en of het moet worden opgevolgd.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Klaviyo en Google zijn Amerikaanse partijen, dus een deel van de verwerking vindt buiten de EER plaats. Die doorgifte gebeurt op grond van het EU-US Data Privacy Framework en, waar dat kader niet geldt, op grond van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Cookies

Een cookie is een klein bestand dat een website op je apparaat zet om je bij een volgend bezoek te herkennen. Zolang je geen keuze hebt gemaakt, zet deze website er precies één: CookieConsent van Cookiebot, waarin staat waarvoor je wel en geen toestemming hebt gegeven. Die cookie is noodzakelijk om je keuze te kunnen onthouden, en daarvoor is geen toestemming vereist.

Geef je toestemming voor marketing, dan komen daar de cookies van Google Ads bij. Dat zijn er twee:

• _gcl_au — koppelt een klik op onze advertentie aan wat je daarna op deze website doet, zodat we weten welke advertentie tot een aanvraag heeft geleid. Staat 90 dagen op je apparaat.
• test_cookie — waarmee Google controleert of je browser cookies accepteert. Verdwijnt zodra je je browser sluit.

Zeg je nee, of maak je geen keuze, dan worden die niet geplaatst. We gebruiken daarvoor Google Consent Mode: de advertentiescripts staan standaard op geen toestemming en mogen dan geen cookie zetten en geen advertentie-ID meesturen. Ze gaan pas iets doen op het moment dat jij in de banner ja zegt.

Verder zet deze website niets. Het inschrijfformulier voor de nieuwsbrief stuurt je e-mailadres rechtstreeks naar onze server en zet zelf geen cookie, en de websitestatistieken werken ook zonder cookies.

Je keuze wijzigen of je toestemming intrekken kan op elk moment: . Cookies die al op je apparaat staan verwijder je daarnaast via de instellingen van je browser. De Autoriteit Persoonsgegevens legt per browser uit hoe dat gaat: uitleg over cookies.

7. Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Concreet: verkeer met deze website gaat versleuteld over TLS, toegang tot systemen met persoonsgegevens is beperkt tot de mensen die het voor hun werk nodig hebben, en die toegang staat achter tweefactorauthenticatie. Zie je toch iets dat niet klopt, laat het ons weten via hallo@mailmeisters.nl — dan pakken we het op.

8. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

• in te zien welke persoonsgegevens we van je hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten doorsturen;
• toestemming die je hebt gegeven weer in te trekken.

Een verzoek stuur je naar hallo@mailmeisters.nl. Je krijgt binnen een maand antwoord. Is je verzoek complex of ontvangen we er veel tegelijk, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen — dan laten we je binnen die eerste maand weten dat we dat doen, en waarom.

We vragen je niet om een kopie van je identiteitsbewijs. Twijfelen we of een verzoek echt van jou komt, dan stellen we een controlevraag via het e-mailadres of telefoonnummer dat we al van je hebben.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten met gevolgen voor jou op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering. Er zit geen systeem tussen jou en ons dat zelf iets over je beslist.

10. Een klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat het liefst eerst zelf — mail ons, of neem contact op via het formulier. Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder.

11. Wijzigingen in deze verklaring

Deze verklaring kan veranderen, bijvoorbeeld als we een nieuw hulpmiddel gaan gebruiken. De versie op deze pagina is de versie die geldt; bovenaan staat wanneer die voor het laatst is aangepast. Verandert er iets ingrijpends, dan melden we dat in de nieuwsbrief.